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宇土市文書管理条例 (平成13年3月23日宇土市条例第3号)

(目的)

第1条 この条例は、地方自治の本旨にのっとり、市が保有する情報は市民の財産であるという基本的立場に立ち、情報公開制度の目的の達成のため、及び行政機関の政策形成能力の向上のために必要な行政機関の文書の管理に関する基本的事項について定めることにより、市が保有する文書の適正な管理を図り、もって公正かつ民主的な市政の発展に寄与することを目的とする。 

(定義)

第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に掲げるところによる。
(1)行政機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者及び議会をいう。 
(2)文書 行政機関の職員がその職務に用いることを目的として作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。 
(3)文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書の集合体をいう。 
(4)ファイル基準表 年度ごとの文書ファイルの一覧を表に書き表したもので、年度初めに完結した前年度文書ファイルに基づき作成されるものをいう。 

(責務)

第3条 市は、文書管理の充実発展に努めるとともに、文書の管理方策について調査研究を行わなければならない。
2 行政機関は、文書を正確に作成し、適正に使用するとともに、文書の偽造や改ざんを防止するため適切に管理しなければならない。 
3 市民は、文書を適正に利用し、紛失等が発生しないよう努めなければならない。 

(文書の管理方法)

第4条 文書の管理方法は、フォルダー管理方式により行うものとする。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第5条 文書の管理を適切に行うため、行政機関にファイル責任者及びファイル担当者を置く。
2 ファイル責任者及びファイル担当者は、行政機関の長が職員のうちから任命する。 

(ファイル責任者及びファイル担当者の職務)

第6条 ファイル責任者及びファイル担当者は、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1)文書の取得、配布及び処理の促進に関すること。 
(2)文書の審査に関すること。 
(3)法規の調査及び解釈に関すること。 
(4)文書の整理、保管、利用及び廃棄に関すること。 
(5)文書の引継ぎに関すること。 
(6)文書管理に関する事務の指導及び改善に関すること。
(7)ファイル基準表の作成及び管理に関すること。 
(8)前7号に掲げるもののほか、文書管理に関し必要なこと。

(ファイル基準表)

第7条 ファイル基準表は、毎年度作成しなければならない。
2 ファイル基準表は、文書検索資料として一般の閲覧に供する。ただし、ファイル基準表の記載事項に宇土市情報公開条例(平成11年条例第1号)第7条に規定する非開示情報又は同条例第9条に規定する情報に該当する部分があるときは、当該部分は閲覧の対象とはしない。 

(文書の取扱いの基本)

第8条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ効率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
2 文書は、組織として管理し、決して私的な管理をしてはならない。 

(文書の種別)

第9条  行政機関は、すべての文書について、受信者、発信者、送達方法及びその内容等により、種別を定めなければならない。

(文書の収受)

第10条 文書の収受は、行政機関ごとに行うものとする。ただし、文書の収受が困難な行政機関にあっては、市長がこれを行わなければならない。
2 行政機関は、文書を収受したときは、文書の種別に応じて、行政機関が定める手続により処理しなければならない。 

(文書の作成)

第11条 行政機関は、組織としての意思決定及び事務・事業の実施に関する事項については、事案が軽微なものである場合を除き、必ず文書を作成しなければならない。ただし、当該意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合は、事後に文書を作成することができる。

(文書の処理)

第12条 文書は、原則として文書ファイルを単位とする文書フォルダーに収納し、行政機関が定める事案の決定に関する手続により、適正かつ効率的に処理しなければならない。ただし、その内容が公序良俗に反するもの又は受信者名若しくは発信者名が不明なものについては、この限りでない。

(公印)

第13条 文書を施行するときは、行政機関が定める公印規程により、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は通信回線を利用した文書の施行については、その押印を省略することができる。

(文書の発送)

第14条 施行文書の発送は、文書の種別に応じて、使送、郵送、集配及び送信等により行うものとする。この場合において、発送者は、当該文書に送信者名及び発信者名を正確に記載しなければならない。

(文書の分類)

第15条 文書の分類は、文書ファイルを単位とし、大分類、中分類、小分類の3階層とする。ただし、行政機関が特に必要と認める場合は、細分類を設けることができる。

(保管及び保存の基準日)

第16条 保管文書の基準日は、当該文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の初日とする。
2 保存文書の基準日は、当該文書を作成し、又は取得した日の属する翌会計年度の初日とする。 

(文書の保管)

第17条 文書は、原則として会計年度ごとに文書フォルダーに収納し、行政機関が組織として共有する専用の容器で保管しなければならない。
2 文書の保管期間は、2年とする。ただし、次条ただし書の規定により継続文書として保管する場合は、この限りでない。 

(文書の移替え)

第18条 行政機関は、会計年度の終了により文書が完結したときは、ファイル基準表に基づき、文書の移替えを行わなければならない。ただし、継続する事務・事業の実施に当たり、移替えを行うことが困難なものについては、継続文書として保管期間を延長することができる。

(文書の引継ぎ)

第19条 行政機関は、文書の保管期間が満了したときは、当該文書を市長に引継がなければならない。
2 市長は、前項の規定により引継いだ文書を保存文書として整理保存し、行政機関の利用に供するものとする。 

(文書の保存)

第20条 市長は、文書を保存するときは、専用の保存箱に入れ、組織としての管理が適切に行い得る場所で整理保存し、及び管理しなければならない。
2 保存文書の分類方法は、保存期間を同じくするものを同一の保存箱に収納する方法により行うものとする。 

(保存期間)

第21条 文書の保存期間の種別は、次の6種とする。
  30年
  10年
  5年
  3年
  1年
  1年末満
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については、法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。 
3 文書の保存期間の基準は、市長が定める。 

(保存文書の利用)

第22条 行政機関の職員は、保存文書を利用しようとするときは、市長が定める手続きにより行わなければならない。
2保存文書は、汚損し、破損し、又は紛失しないように努めなければならない。 

(保存期間の延長)

第23条 行政機関は、文書の保存期間が満了したときは、市長が定める手続きにより保存期間を延長するか否かを決定しなければならない。
2 行政機関は、前項の規定により文書の保存期間を延長することを決定したときは、第21条第1項に定める種別により延長する保存期間を決定し、市長に対し届け出なければならない。 

(文書の廃棄)

第24条 行政機関は、文書の保存期間が満了する以前に当該文書を廃棄してはならない。ただし、文書の保存期間の見直し等特別の理由があるときは、この限りでない。
2 行政機関は、文書を廃棄するときは、市長が定める手続きにより廃棄しなければならない。 

(教育委員会への引継ぎ)

第25条 教育委員会は、廃棄文書で市史編さんのために保存の必要があると認めるとき は、市長に当該文書の引継ぎを求めることができる。
2 市長は、前項の規定により教育委員会から廃棄文書の引継ぎを求められたときは、その文書が法令等により廃棄しなければならないとされている場合等特別な理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。 
3 教育委員会は、前項の規定により引継ぎを受けた文書については、その文書の歴史的資料としての価値を評価し、引き続き保存する必要があるか否かを決定しなければならない。 
4 教育委員会は、歴史的資料として引き続き保存する必要があると決定したときは、第20条第1項の規定に準じて整理保存し、及び管理しなければならない。 

(文書の減失等)

第26条 行政機関は、文書を減失し、又は毀損したときは、市長に届け出るとともにファイル基準表にその旨を記載しなければならない。ただし、保存期間が1年及び1年末満の文書については、この限りでない。

(文書管理の日)

第27条 本市は、毎月21日を「文書管理の日」と定める。ただし、その日が休日(宇土市の休日を定める条例(平成2年条例第25号)に定める休日をいう。)に当たるときは、その前日における休日でない日とする。
2 行政機関は、前項に定める文書管理の日には、文書管理に関する点検作業を行わなければならない。

(委任)

第28条 この条例の施行に関し必要な事項は、行政機関が定める。  

附 則 
(施行期日)
1 この条例は、平成13年4月1日から施行する。 
(宇土市情報公開条例の一部改正)
2 宇土市情報公開条例(平成11年条例第1号)の一部を次のように改正する。
第23条を削り、第24条を第23条とし、第25条を第24条とし,第26条を第25条とする。 
(経過措置)
3 この条例の施行の日前に作成し、又は取得した文書の管理については、なお従前の例による。